Finanzreferat
Das Finanzreferat erledigt den Finanzkram mit der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV).
Fachschaften haben feste Mittel, sie können sich mit ihren Anträgen direkt ans Finanzreferat wenden - bitte die Fachschaft angeben.
Gruppen/Initiativen müssen einen Antrag in der FSK-Sitzung stellen
(an sitzungsleitung(at)fsk.uni-heidelberg.de schicken, möglichst gleich in Kopie ans Finanzreferat)
Kontakt
Christian Mittelstaedt
Finanzreferat der FSK
Zentrales Fachschaftenbüro (ZFB)
Albert-Ueberle-Str. 3-5
69120 Heidelberg
Tel.: 06221/ 54-2456
Fax: 06221/ 54-2457
E-Mail: finanzen(at)fsk.uni-heidelberg.de
Sprechstunde
Montag 14.00 - 16.00 Uhr
Finanzielle Unterstützung durch die FSK
Zusätzlich zu den unten aufgeführten Formularen für die Verwaltung, die alle ausfüllen müssen, bitten wir alle Gruppen und Initiativen für die FSK-Sitzung dieses Formular auszufüllen:
Fristen
Ein Antrag muss beim Einreichen noch nicht komplett sein! Termine und Beträge können nachträglich präzisiert und korrigiert werden!
Stellt eure Anträge bitte so früh wie möglich, da die Univerwaltung zur Bewilligung einen Vorlauf von 3 Wochen verlangt. Da es in Baden-Württemberg keine Verfasste Studierendenschaft gibt, sind wir an diese Fristen gebunden, denn die endgültige Entscheidung trifft die Verwaltung. Daher müssen auch die folgenen Regelungen beachtet werden, damit die Verwaltung die Anträge nicht gleich aus formalen Gründen ablehnt.
1. Ersti- und andere Orientierungsveranstaltungen
Führt eine Fachschaft eine Orientierungsveranstaltung wie z.B. eine Ersti-Einführung oder eine Veranstaltung über mögliche Berufsfelder des Faches durch, muss so früh wie möglich, spätestens zwei Wochen vorher ein entsprechender Antrag beim Finanzreferat eingereicht werden. Die Abrechnung der Veranstaltung erfolgt über das Abrechnungsformular der ZUV unter Vorlage sämtlicher Originalquittungen und Beachtung aller Vorgaben der ZUV. Belege, die über 6 Monate alt sind, werden nicht mehr berücksichtigt. Für Ersti-Wochenenden sollte zudem die Eigenbeteiligung so bemessen sein, dass pro Person und Tag etwa 10€ bezuschusst werden.
Bitte beachtet, dass ihr für die Veranstaltung einen Nachweis über die Anzahl der Teilnehmer mit einreicht (z.B. eine Teilnehmerliste).
- Antragsformular Orientierungsmaßnahmen
- Abrechnungsformular Orientierungsmaßnahmen
- Merkblatt Erstieinführungen
- Merkblatt Drucken für Erstiveranstaltungen
- Vorgaben der ZUV
2. Reisekostenzuschüsse
Soll eine Fahrt (z.B. zu Bundesfachschaftstagungen, Seminaren, Treffen) stattfinden, muss spätestens drei Wochen vor Reiseantritt für jede Person, die teilnimmt, ein Antrag gestellt werden. Bitte Namen und Fachschaft leserlich angeben und Einladung bzw. Programm beifügen.
Generell gilt: Es werden pro Veranstaltung maximal die Fahrtkosten per Bahn für drei Personen übernommen. Besteht die Möglichkeit, günstiger zu reisen (z.B. zu mehreren in einem Auto) werden in Ausnahmefällen die Kosten für bis zu fünf Personen genehmigt. Hierzu vorher Rücksprache mit dem Finanzreferat halten.
Zur Abrechnung müssen alle Originalbelege (sowie ggf. eine Teilnahmebestätigung/Quittung über den Tagungsbeitrag) eingereicht werden. Abrechnungsformulare gibt es im ZFB oder sie werden mit der Genehmigung zugeschickt. Abrechnungen können maximal sechs Monate ab Antritt der Reise eingereicht werden. Eine spätere Erstattung ist nach dem Landesreisekostengesetz ausgeschlossen. Die Erstattung kann nur an die Person erfolgen, welche die Reise beantragt und getätigt hat. Eine Erstattung an Dritte muss genehmigt werden und ist in der Regel ein erheblicher Mehraufwand!
3. Vorträge
Bei Vorträgen muss im Einzelfall geklärt werden, welche Kosten anfallen und übernommen werden können. Daher sollte rechtzeitig vor geplantem Vortragstermin Kontakt mit dem für den Bereich zuständigen Referat oder der FSK (über den Bürodienst) aufgenommen werden. Wenn der/die Vortragende bei der Universität angestellt ist, müsst Ihr auf jeden Fall rechtzeitig vor der Veranstaltung Kontakt mit uns aufnehmen, da in diesem Fall andere Verfahrensvorschriften zu beachten sind.
Wichtig: Die Erstattung kann grundsätzlich nur an den/die VortragendeN erfolgen. Wenn die ausrichtende Gruppe die Fahrkosten selbst aus anderen Geldern erstattet, ist eine nachträgliche Erstattung der ZUV an die Gruppe mit erheblichem Aufwand verbunden!
4. Weitere Antragsmöglichkeiten
Solltet ihr Geld für andere als die genannten Vorgänge benötigen, meldet euch bitte im ZFB, wir klären dann im Einzelfall, ob und wie eine Finanzierung oder ein Zuschuss möglich ist.
Wenn ihr etwas drucken wollt, so könnt ihr euch an dem Merkblatt Drucken für Erstieinführungen orientieren (s.o.). Wir brauchen auf jeden Fall für die Genehmigung durch die Verwaltung eine Druckvorlage.
Wenn ihr Möbel oder Computer braucht, müsst ihr einen Beschaffungsantrag stellen [Kurze Infos]
Wir haben hier nicht alle Formulare verlinkt, einige speziellere Formulare findet ihr daher auf der ZUV-Homepage:
